O que é Conciliação Bancária e como usar em seu negócio
A conciliação bancária ajuda a responder a uma dúvida comum no financeiro: por que o valor do extrato é diferente do registrado no sistema?
Um depósito pode reunir o pagamento de várias compras, uma venda no cartão pode ser creditada com desconto de taxas e um pagamento a fornecedor pode aparecer no banco sem a baixa correspondente no ERP.
Nas lojas de tintas, materiais de construção, autopeças e materiais elétricos, essas situações exigem atenção para identificar o que foi efetivamente pago ou recebido.
Neste artigo, você vai entender como funciona essa conferência, quais registros comparar e por onde começar quando os valores não batem.
O que é conciliação bancária?
Conciliação bancária é a comparação entre as movimentações do extrato bancário e os registros financeiros da empresa.
O objetivo é verificar se cada entrada e saída de dinheiro está registrada corretamente, considerando valor, data, conta e identificação da operação.
Uma venda registrada não significa dinheiro recebido. Uma compra parcelada gera valores a receber, mas cada parcela só deve aparecer como entrada na conta bancária quando o crédito ocorrer.
Da mesma forma, saldos finais iguais não garantem que todos os registros estejam corretos: um recebimento e um pagamento ausentes, de mesmo valor, podem esconder a diferença.
Como fazer a conciliação bancária na rotina da loja?
A conferência deve comparar os registros da mesma conta e do mesmo período. Para organizar o processo, siga estas etapas:
- Confira o saldo inicial. Comece pelo saldo validado na conciliação anterior. Uma diferença antiga pode comprometer a análise do período atual.
- Reúna os registros. Separe o extrato e as movimentações da conta no sistema. Tenha à disposição os títulos, comprovantes e relatórios que ajudem a identificar cada operação.
- Compare entradas e saídas. Verifique valor, data, identificação e conta utilizada. Considere tanto os recebimentos de clientes quanto os pagamentos a fornecedores e outras despesas.
- Investigue as diferenças. Separe as movimentações sem correspondência. Um crédito pode reunir vários títulos, enquanto um pagamento parcial pode quitar apenas parte de uma dívida.
- Corrija e acompanhe. Faça os ajustes após confirmar a origem da divergência. Quando houver uma pendência de crédito ou informação, registre o motivo e acompanhe até a resolução.
Evite alterar valores apenas para igualar os saldos. Cada correção precisa estar apoiada em uma movimentação comprovada, preservando o histórico da conferência.
O que conferir quando os valores não batem?
Ao encontrar uma diferença, identifique o lançamento que a gerou e consulte os documentos da operação. A tabela abaixo ajuda a direcionar essa investigação:
Exemplos de conciliação nos segmentos do varejo
A relação entre os pagamentos e os títulos nem sempre é de um para um. Veja situações que podem aparecer nos segmentos atendidos pela Citel:
Como o ERP ajuda a organizar essa conferência?
O ERP reúne os registros que ajudam o financeiro a investigar cada movimentação: títulos a pagar e a receber, vencimentos, baixas e informações dos clientes e fornecedores.
Com esses dados organizados, fica mais fácil relacionar o que aparece no extrato às operações da loja.
Quando um cliente paga várias compras em uma única transferência, por exemplo, o financeiro precisa localizar os títulos envolvidos e registrar corretamente sua quitação.
O mesmo cuidado vale para pagamentos parciais, descontos e devoluções.
A conciliação se completa quando cada movimentação está identificada e cada diferença tem uma explicação ou uma pendência acompanhada.
Essa rotina dá ao gestor uma base mais confiável para acompanhar os recursos disponíveis e os compromissos da loja.
FAQ
Qual é a diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa?
A conciliação bancária verifica se as movimentações do banco correspondem aos registros financeiros da empresa. O fluxo de caixa acompanha entradas e saídas, realizadas e previstas, para apoiar o planejamento dos recursos. A conciliação ajuda a manter confiáveis os dados utilizados nesse acompanhamento.
Com que frequência a loja deve fazer a conciliação bancária?
A frequência deve acompanhar o volume de movimentações. Para lojas com muitos pagamentos e recebimentos, a conferência diária facilita a identificação das diferenças e evita o acúmulo de pendências.
Como conciliar um depósito que quita várias vendas?
Identifique o pagador e confirme quais títulos compõem o pagamento. Depois, distribua o valor recebido entre os títulos correspondentes, considerando eventuais descontos, juros ou pagamentos parciais comprovados. Preserve o vínculo entre o depósito e as quitações.
O que fazer quando o recebimento aparece no banco, mas continua em aberto no sistema?
Confirme a origem do crédito, localize o título e verifique se o recebimento já foi registrado em outro lançamento. Após essa conferência, faça a baixa no título correto, com a conta, a data e o valor correspondentes, evitando duplicidade.
Qual é a diferença entre conciliação bancária e conciliação de cartões?
A conciliação bancária compara o extrato com os registros financeiros da empresa. A conciliação de cartões confere as vendas e os recebíveis junto à adquirente, incluindo parcelas, taxas, antecipações e cancelamentos. As duas conferências se complementam para explicar os créditos de cartão depositados na conta.
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